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山东交通学院威海校区建设信息管理办法
时间:2017-11-22  点击量:

第一章      

第一条  为促进各参建单位信息管理的规范化、制度化、科学化,提高工作效率和信息管理工作质量,制定本办法。

第二条  凡参与山东交通学院威海校区工程建设的项目管理、监理、勘察、设计、施工等单位均应遵守本办法。

第三条  本办法所称信息管理,是指各参建单位在工程项目管理中所形成具有规范和约束效力的文书的拟稿、审核、签发、缮印、用印、登记、分发、归档等管理。

第四条  工程信息资料是指在工程建设过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图纸、声像及电子文档等形式的历史记录。

第二章   发文管理

第五条  各参建单位发文应当确有必要,注意效用。

第六条  各参建单位分发信息资料必须齐全、内容真实、字迹清晰、图样清楚、图表整洁、签字盖章手续齐全,尽量为原件。

第七条  为便于各参建单位及时了解工程进展情况,确保指令畅通,各参建单位必须严格按照规定流程发文。

第八条  各单位来往重要事项,必须用书面函件或通知的方式加以确认。起草函件的依据文件,重要参考资料及说明材料应附在文稿之后。

第九条  各参建单位必须安排专人负责发文管理,发文必须做好登记,有接收人的签收。

第十条  建设单位要求各参建单位上报的文件,必须按时上报,其管理单位必须做好文件上报前的审核工作。

 

第三章   收文管理

第十一条  各参建单位信息管理人员应忠于职守,熟悉业务,妥善整理保管档案资料,如有丢失或损坏应及时报相关单位和相关负责人。

第十二条  各参建单位应把信息资料的形式、积累、整理,归档和保管工作纳入工作计划,要有专人管理。

第十三条  各参建单位的收文必须做好收文登记。

第十四条  文件档案必须做好保密工作,发放、传阅范围准确,并做好文件存档和回收,未经允许不得私自使用、印制和带出与该工程相关的文件和资料。

第十五条  工程竣工验收前,各参建单位必须按规定向建设单位交付完整、齐全、准确的工程资料。

第十六条  相关人员参加会议、考察等活动收到的文件,应参照本办法办理。

第四章   档案管理

第十七条  各参建单位的档案管理应根据《建筑工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等及有关法律、法规和规定,结合本项目实际,组织进行。

第十八条  本办法所称档案,是指在本工程规划、设计、建设、竣工验收移交等管理活动中直接形成的,或者上级送来的与本单位关系密切的,具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录,以及相关的资料。包括工程准备阶段文件、管理文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工移交文件等都属收集归档范围,应按规定的范围、时间和要求进行归档。

第十九条  档案管理工作应按照集中统一的原则进行,并确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

从事档案工作的人员应忠于职守、遵守纪律、保守秘密,并具备相应的专业知识与能力。

第二十条  各参建单位必须做到工程相关技术、施工、投资、管理等资料的完善与推步同步进行。

第二十一条  建设单位资料由建设单位集中整理,监理资料由监理单位负责整理,各分包单位资料整理完后移交总承包单位,总包单位负责施工资料的汇总整理工作。

第二十二条  工程竣工验收后,由信息管理人员(档案管理人员)负责组织档案移交,移交的工程纸质档案应为原件,同时移交与其相匹配的电子版档案。

第二十三条  档案文件的内容、深度、归档方式等必须符合国家有关工程方面的技术规范、标准和规程且与工程实际相符。

 

第五章   工程大事记管理

第二十四条  充分利用好工程(监理)日志,除平常工作记录外要进行工程大事记。工程大事记是以时间为线索,简明扼要的记述本工程日常工作中发生的重大事件和重要活动的书面材料。

目的是为了准确、真实地记录、反应工程建设过程,为工程总结、责任分析提供基础资料,确保工程建设可追溯性,并使大事记工作正常化、规范化、制度化。

第二十五条  大事记编写内容:

(一)主要领导活动:上级领导对本工程的重要视察、指导工作或其他重要来宾来访。

(二)大型活动:工程建设过程中举办的开工奠基、仪式、观摩等大型活动。

(三)前期准备工作:前期策划、征地拆迁、手续办理等重要工作。

(四)勘察设计工作:勘察、方案设计、初步设计、施工图设计重点工作。

(五)现场施工工作:开工、封顶、竣工、验收、移交等重要工程节点。

(六)招标采购工作:重要材料设备招标采购等。

(七)其他重大事项。

第二十六条  大事记编写要求:

(一)突出重点,做到大事要事必记、小事琐事不取。

(二)对所记述的每件事情,要确保时间、地点、人物、数字、图片等内容的真实性和准确性。

(三)坚持“一事一记、一条一事”的原则,即在一个条目中着重记述一件事情。对于那些持续时间较长的事件,应根据其特点进行分条记述。

(四)文字要简明扼要,对所记录的事项要高度概括,详略适当,做到重点突出、表达准确、通俗易懂。

第六章   影像资料管理

第二十七条  所指的工程建设影像资料包括工程照片、录像及多媒体资料等。

第二十八条  主要内容包括:

1)工程开工前原址、原貌的影像资料;

2)工程进度、质量、安全文明的影像资料;

3)上级领导视察、重大会议及活动的影像资料;

4)关键工序及重点工艺施工过程的影像资料等;

5)设计、招投标等工程建设过程中所制作的多媒体资料。

第二十九条  工程照片要求拍摄清楚,专业性针对性强,拍摄时设置日期,同时要真实地反映现场的实际情况,严格弄虚作假。

第三十条  工程视频资料要求视频片段拍摄清晰连贯,平均流码在450k左右,1000k以下,专业性针对性强,能真实反映工程生产生活情况。每段视频由拍摄人提供相应的文字说明,说明拍摄内容的主要事件、时间、地点,并以word的形式与资料一起保存。

第三十一条  工作照片、录像等资料存储时一定要标注拍摄时间、主体、拍摄人、拍摄意图、工程名称、施工环节名称等;

第三十二条  施工过程,关键工序及重要工艺影像资料主要由施工单位负责拍摄,监理单位督促落实;重大会议及活动等由组织方负责拍摄。

第三十三条 每季度最后一周各单位将相关影像资料向基建办信息管理人员(工地代表)移交一次,由信息管理人员按照要求分类存档。

第七章     

第三十四条  本制度如与上级有关部门规定有矛盾,按上级有关部门规定执行。

第三十五条  本制度自发布之日起施行。

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