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合同管理办法
时间:2014-12-27  点击量:

 

山东交通学院威海新校区建设
合同管理办法
 
第一章       
第一条   为规范山东交通学院威海新校区各在建工程合同管理工作,维护参建各方的合法权益,加强风险防范,保证依法签订、履行、变更和解除合同,保证工程建设的顺利进行,依据相关法律、法规特制订本办法。
第二条   凡以山东交通学院威海新校区各在建工程名义签订的有关合同、协议、补充协议等,均适用本办法。
第二章 合同管理
第三条   合同的分类
(一)与总包施工单位和指定分包施工单位等签订的施工合同。
(二)与项目管理单位、招标代理单位、勘察单位、设计单位、监理单位、咨询服务单位等签订的委托服务合同。
(三)与材料供应商、设备供应单位、器件供应单位等签订的供货合同。
(四)其他合同。
第四条   合同管理部门
(一)建设单位为合同管理的综合部门,负责合同的审查、谈判、签订和合同变更管理、索赔管理、档案和规范化管理工作。组织实施所管理范围内相关合同的起草、谈判、审查、签订及归档等工作,负责相关合同的日常跟踪、管理。
(二)建设单位其他相关部门参与相关合同的谈判、审查、会签工作,并负责有关合同的监管、执行工作。
第三章   合同签订依据
第六条  合同谈判
(一) 工作流程
1、招标定标工作完成,中标公示期满无异议后,建设单位将中标结果书面通知相关部门。
2、建设单位通知招标代理及中标单位提供以下资料:
1)中标资料汇编及投标文件。
2)中标单位的履约承诺(履约保证金)及投标人员的证件。
3)合同初稿电子版(招标文件中已附合同文稿的除外)。
3、建设单位收到上述资料后进行审查,需要进行谈判的,组织招标代理单位、监理单位共同参与谈判,谈判时应做洽商记录,并在谈判结束后各方签字认可。
4、建设单位在组织合同谈判过程中,应使双方就合同专用条款和附加条款达成一致,对在谈判过程中无法即时解决的重大问题应在洽谈记录中列出并及时向上级汇报决策。
5、合同双方就合同内容达成一致,完成合同的完善和修改工作后,进入合同审批及签订阶段。
(二) 合同谈判的依据
1、招投标文件及其他相关文件。
2、国家及省市相关法律、法规。
3、国家及省市相关标准、规范等。
4、行业标准、规范等。
5、可供参考的同类或相近工作价格。
第四章   合同的审批及签订
第七条 合同的审批及签订 
(一)工作流程:
1、洽谈工作基本完成、各方对合同内容基本达成一致后,建设单位组织跟踪审计单位及相关单位对合同内容进行评价,要求填写合同评审会签表。
2、建设单位依据有关规定对合同进行评审,评审通过后,通知中标单位将定稿合同签字盖章报送建设单位。
3、建设单位审核无误并检验中标单位是否已经办理相关承诺手续后,完成合同的签订(委托授权、签字、盖章)工作。
4、招标文件中已附合同文稿的,可适当简化以上程序。
5、合同签订完毕,建设单位将签字盖章齐全的合同文本送各有关部门及监理单位。对于材料(设备),同时组织招标代理单位、供应商向监理单位移交材料(设备)样品,由监理单位、指挥部材料部分别负责封存,作为合同履行和检验到场材料质量的依据。
6、各转接环节均要建立文字转接记录,当事人签字,并注明交接时间。
7、建设单位应做好合同的整理、存档和保管工作;建设单位负责对施工单位、材料(设备)供应单位的合同履行实施全过程管理。
(二)合同评审的主要内容
1、合同手续是否齐全。
2、合同文本格式是否符合规定。
3、合同是否符合招标文件要求及投标承诺。
4、合同是否符合有关法律法规。
5、合同标的内容是否明确。
6、合同费用和费用标准是否符合有关规定。
7、其他方面。
第五章   合同的变更管理
第八条 合同变更分建设单位提出的变更和乙方(承包方、被委托方、供货方)提出的变更两种。
第九条 因建设单位需要提出变更的,由建设单位与乙方(承包方、被委托方、供货方)协调达成一致后,依原合同谈判、签订及审批程序办理合同变更,签订补充协议。
第十条 因特殊原因乙方提出合同变更的,按以下程序办理:
(一)乙方(承包方、被委托方、供货方)向监理单位提出合同变更书面申请,须详细说明变更理由、内容、结算、造价办法等;
(二)监理单位审核变更申请,根据实际情况提出书面意见,报建设单位;
(三)建设单位对乙方申请及监理单位审核结果进行审查,与跟踪审计单位研究确定变更合同的必要性;
(四)经研究确定不必办理合同变更的,建设单位向合同变更提出单位作出书面回复;对确定需要办理合同变更的、建设单位批准的,依原合同谈判、签订及审批程序办理合同变更,签订补充协议。
第十一条 监理单位提出合同变更的,根据各单位所属关系参照第十条程序执行。
第六章   合同的归档与保管
第十二条 建设单位负责各类合同、协议、补充协议等的归档和保管工作。
第十三条 合同使用和保管
(一)合同总份数不少于8份,甲方所执合同不少于6份,包括建设单位3份、审计单位1份、监理及其他单位1份。
(二)签字盖章齐全的合同文本,由建设单位分发到各相关部门,分发时应签收登记。
(三)各部门合同应设专人使用或保管,不得遗失。
(四)各使用单位或部门在使用合同的过程中,对于应当保密的事项,未经建设单位同意,不得将有关资料在任何商业或技术文献上刊登或披露,或转交、复印给其他无关人员,更不允许将电子版本合同随意外传,否则由此造成的后果由责任人承担。因工作需要需复印合同文本的,需向建设单位提交书面申请并经同意后方可复印。
第七章   合同承办人责任
第十四条 合同承办人有以下情况之一的,视情节给予不同的行政处分、经济处罚,构成犯罪的移交司法机关处理。
(一)凡以公司名义进行的经济活动中,应签订书面合同而没有签订,给工程造成经济损失的;
(二)在签订、履行合同过程中失职,渎职玩忽职守造成损失的;
(三)擅自销毁、涂改合同文件造成经济损失的;
(四)未经同意,将合同的保密事项泄露给他人,在商业或技术文献上刊载或披露,造成损失的。
第八章   附则
第十五条 本办法未尽之处,或与上级有关规定有矛盾的,按上级有关规定执行。
第十六条 本办法解释权归山东交通学院威海新校区建设指挥部所有。
第十七条 本办法自发布之日起执行。

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